Cara Menggunakan Peralatan Kantor

MENGGUNAKAN PERALATAN KANTOR

Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada sehingga akan menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan, tanpa adanya perbekalan kantor yang memadahi tak mungkin ada hasil kantor yang baik.

Pada dasarnya aktifitas kantor terjadi karena pegawai-pegawai kantor mengolah bahan bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada.

Untuk lebih jelasnya apa saja perbekalan kantor itu mari kita pelajari materi berikut.

MEMILIH PERALATAN KANTOR

Peralatan/perbekalan kantor terdiri dari 5 macam yaitu :
Perabot, peralatan/perlengkapan, mesin, pesawat dan interior kantor.
Pengertian Perbekalan kantor adalah semua fasilitas/barang-barang yang ada di dalam kantor baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan.

Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor, tanpa ada perbekalan kantor tidak mungkin kantor menghasilkan sesuatu, karena pegawai kantor bekerja untuk mengolah bahan dengan sarana dan dengan peralatan kantor yang ada.

Macam-macam perbekalan :

1. perbekalan gedung, seperti : ruang pimpinan, ruang guru, kamar kecil

2. perbekalan kantor, seperti : mebelair pimpinan dan mebelair karyawan

3. perbekalan ruang kelas, seperti : meja dan kursi guru/murid, penggaris, papan tulis, kapur tulis, dll

Bahan Kantor

barang-barang yang digunakan sebagai penunjang kegiatan kantor yang sekali pakai. Contoh : alat tulis menulis ( kertas, karbon, pensil, tinta, penghapus pulpen, dsb ), pernagko, sampul , map, kertas coretan.

Peralatan Kantor

barang-barang penunjang kegiatan kantor yang tidak habis dalam satu kali pemakaian. contoh : telepon, faksimile, teleks, OHP (Overhead Projector), mesin stensil (maual dan listrik), dll.

Perabot Kantor

Adalah barang bergerak maupun tidak bergerak sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas. Misalnya, meja kantor, kursi kantor, rak surat, mesin penghancur kertas, cara pengaturan tata ruang yang ideal.

Pembahasan kali ini, yang akan dijelaskan adalah mengenai peralatan kantor.

MENGOPERASIKAN PERALATAN KANTOR

1. TELEPON

adalah suatu alat dimana berfungsi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh baik dalam lingkungan sendiri maupun keluar kantor.

cara mengoperasikan :

• sediakan pensil dan kertas
• siapkan nomor telepon
• putar nomor telepon yang dikehendaki
• beritahu nama kantor/instansi
• bicara secara singkat namun sopan dan tidak bicara yang bukan-bukan
• jika sudah selesai, letakkan telepon dengan hati-hati

2. FAKSIMILE

adalah alat untuk mengirim data dokumen yang sama dengan yang aslinya, baik berupa tulisan ataupun gambar dalam waktu yang singkat.

cara mengoperasikan :

• siapkan data yang akan dikirim dengan bagian yang tercetak menghadap ke bawah
• siapkan nomor fax yang dituju
• tekan tombol jumlah halaman yang diinginkan
• tekan tombol yes
• jika muncul tulisan quick, tekan key pad sampai muncul tanda dilay keyboard
• lakukan pengkopian data atau informasi

3. TELEKS
adalah suatu alat pengirim berita jarak jauh atau mesin pengirim berita yang gunanya untuk menyampaikan berita-berita dari satu tempat ke tempat lain baik dalam maupuan luar negeri.

MEMELIHARA PERALATAN KANTOR
1. TELEPON

• pastikan perangkat anda dalam keadaan kering
• jangan gunakan atau jangan disimpan di tempat yang kotor dan berdebu
• jangan simpan di tempat yang panas dan dingin
• pastikan perangkat tidak terjatuh, terbentur atau terguncang
• jangan gunakan bahan kimia, larutan pembersih atau detergen keras untuk membersihkan perangkat
• jangan cat perangkat

2. FAKSIMILE

Mesin faksimili atau faks adalah alat komunikasi yang masih sering digunakan oleh sejumlah orang. Kalau dipelihara dengan baik, maka akan bisa memperpanjang umur pemakaiannya. Biarkanlah dia bekerja maksimal, kita bisa memeliharanya dengan sederhana sebagai berikut:

• Dokumen yang hendak dikirim jangan terlalu tebal, juga jangan kotor dan sobek. Ini mencegah pembacaan agar tidak terganggu, yang dapat menyebabkan hasil faks ada noda.
• Pakailah spare part orisinil pabrik. Hindari spare part yang tidak orisinil, karena bisa membuat mesin faks rusak.
• Dengan rutin membersihkan roll dalam mesin faks, waktu membersihkan pakailah kain yang bersih untuk mengelap.

3. TELEX

• aliran listrik untuk pesawat teleks tidak perlu dimatikan
• sebelum menekna tombol start ,nomor telex relasi harus sudah diketahui
• segera putuskan hubungan dengan menekan tombol stop pada saat :

- tercetak AAB yang neragukan (cacat)
- tercetak AAB yang tidak dikehendaki
- mulai akna mengadakan pertukaran berita, tetapi angka atau hurufnya tidak terbaca
 

Read More

Materi Kearsipan kelas X SMK

Arsip Administrasi

Pengertian arsip

Menurut Etimologi

Pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek) yaitu archium yang artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tepat atau gedung tempat menyimpan arsipnya. Tetapi perkembangan terakhir orang lain cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat dan archives instituion sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan

Menurut The Liang Gie

Dalam bukunya “Administrasi Perkantoran”, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana dan mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Tujuan Kearsipan

1. Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
2. Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepa dan tepat.
3. Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.
4. Penghematan tempat penyimpanan.
5. Menjaga rahasia arsip.
6. Menjaga kelestarian arsip.
7. Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.

Asas Kearsipan

Asas kearsipan ada 3 macam, yaitu:

1. 1.    Asas Sentralisasi

Asas Sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan dengan cara di pusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip.

Keuntungan asas Sentralisasi:

1. Pengawasan akan lebih efektif dan efisien.
2. Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya.

Kelemahan asas Sentralisasi:

1. Jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan kesulitan terpenuhi dalam waktu cepat.
2. Prosedur di pusat belum tentu sama dengan yang ada di masing-masing unit.

1. 2.    Asas Desentralisasi

Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada dalam organisasi.

Keuntungan asas Desentralisasi:

1. Tiap unit yang ada dalam  organisasi bebas menerapkan sistem kearsipan yang diinginkan.
2. Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah.

Kelamahan asas Desentralisasi:

1. Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani arsip.
2. Tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain untuk menyimpan arsip.

1. 3.    Asan Gabungan

Asas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi.

Fungsi Arsip

Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan adalah:

1. Sebagai alat penyimpanan warkat.
2. Sebagai alat bantuan perpustakaan.
3. Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan.
4. Kearsipan berarti menhimpan secara teratur tetap warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaa.

Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 2, fungsi arsip dibedakan menjadi:

1. Fungsi dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsng dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelanggaraan keidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelanggaraan administrasi negara.
2. Fungsi statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, majpun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

JENIS-JENIS ARSIP

Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam, tergantung dari sisi peninjauannya, antara lain: 

A.  Berdasarkan Fungsi

Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:

(a) Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam  perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.

(b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, aan atau penyelenggaraan aamlnlstrasl perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

B.  Berdasarkan Nilai Guna

Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:

a.       Nilai guna primer yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk

kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi: 

• Nilai guna administrasi yaitu : nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip. 

• Nilai guna hukum yaitu : arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.

• Nilai guna keuangan yaitu : arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.

• Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu :  arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.

b.      Nilai guna sekunder yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional.

Nilai guna sekunder, juga meliputi:

Ø      Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan

yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana

lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.

Ø      Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan

berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan

            lembaga/instansi penciptanya. 

C. Berdasarkan sifat

  Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :

Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat.

Arsip terbuka, yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum. Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya

Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :

Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip), atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu. 

Arsip pemerintah, yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).

Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.

D. Berdasarkan Keasliannya

Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.

E. Berdasarkan Subyeknya

Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.

F. Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya

Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi.

G. Berdasarkan Sifat Kepentingannya

Arsip penting, yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya.

Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.

 SISTEM PENYIMPANAN ARSIP
a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
c. Sistem Nomor
d. Sistem Geografis / Wilayah
e. Sistem Tanggal (Chronologis)

menangani surat masuk sistem buku agenda

SISTEM BUKU AGENDA

1.        Prosedur Penanganan Surat Masuk

Surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh organisasi kantor.  Surat masuk dapat diterima dengan beberapa cara, di antaranya melalui  :

a.       Petugas kurir kantor yang dicatat dengan menggunakan buku ekspedisi

b.      Petugas Kantor Pos

c.       Diambil secara langsung oleh petugas kantor yang dituju

Setelah surat diterima, perlu dilakukan langkah-langkah kegiatan, yaitu sebagai berikut  :

a.       Penerimaan

Tugas penerimaan surat adalah  :

1)      Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk

2)      Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat

3)      Menggolong-golongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat

4)      Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.

b.      Penyortiran

Pekerjaan penyortiran meliputi tugas-tugas  :

1)      Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, untuk karyawan lainnya, dan surat-surat dinas lainnya.

2)      Menggolong-golongkan surat dinas ke dalam surat dinas rutin/biasa, surat dinas penting, dan surat dinas rahasia.

3)      Memisahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus, seperti surat tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos, dll.

4)      Mencatatnya dalam buku penerimaan tersendiri, agar dapat diterima oleh orang yang memang berhak.

  

Read More

Penggolongan Surat KORESPONDENSI

PENGGOLONGAN SURAT

PENGGOLONGAN SURAT

•     Berdasarkan sifatnya :

1.   Surat Pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga, dan sebagainya, surat pribadi dibagi menjadi 2 diantaranya:

1.      Surat Pribadi yang  Kekeluargaan, persahabatan dan perkenalan

2.      Surat setengah resmi

2.     Surat Resmi adalah surat yang diterbitkan oleh instansi yang ditujukan kepada instansi lain atau individu yang berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas, kegiatan dinas, atau bisnis instansi yang terkait

3.      Surat sosial adalah surat yang lahir dalam aktivitas bisnis maupun kedinasan yang isinya tidak berkaitan langsung dengan urusan bisnis. 

 4.     Surat Niaga adalah surat resmi yang isinya berupa tawaran, jual-beli yang berhubungan dengan barang/jasa yang biasanya dipakai dalam perdagangan dan perniagaan.

5.     Surat dinas adalah surat yang bersifat resmi yang kegunaannya adalah untuk menyampaikan informasi tentang kedinasan, surat jenis ini dibuat oleh pejabat dalam sebuah organisasi atau instansi pemerintah.

•       Berdasarkan wujudnya           :

1.      Surat Biasa adalah Surat yang penulisannya tidak menggunakan lembaran khusus, contoh: surat perkenalan, surat keluarga, surat ucapan selamat.

2.   Kartu pos adalah selembar kertas tebal atau karton tipis berbentuk persegi panjang yang digunakan untuk menulis dan pengiriman tanpaamplop dan dengan harga yang lebih murah daripada surat.

3.    Warkat pos ialah sehelai kertas yang telah dicetak sedemikian rupa sehingga bila dilipat merupakan sebuah amplop. Bagian dalamnya dapat digunakan untuk menulis surat yang bersifat rahasia.

4.    Surat Bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan ke dalam sampul atau amplop.

5.    Memorandum dan Data Nota Memorandum adalah satu alat komunikasi berupa surat-surat dilingkungan dinas yang penyampaiannya tiak resmi dan digunakan secara intern ( didalam lingkungan sendiri).

6.    Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan berita-berita melalui radio atau alat telegrap mengenai sesuatu hal yang perlu mendapat penyelesaian dengan cepat.

•          Berdasarkan keamanan isinya          :

1.    Surat Rahasia adalah surat-surat yang berisi dokumen ringan dan harus dirahasiakan atau tidak boleh dibaca oleh orang lain, karena kalau jatuh ketangan orang yang tidak berhak akan merugikan perusahaan atau instansi tersebut.

2.     Surat konfidensial adalah surat-surat yang termasuk surat rahasia karena isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain, cukup diketahui oleh pejabat yang bersangkutan karena kalau jatuh kepada orang yang tidak berhak akan mencemarkan nama baik orang tersebut.

3.      Surat Biasa, yaitu surat yang tidak memerlukan tindak lanjut, tetapi cukup diketahui saja

4.     Surat Sangat Rahasia adalah surat-surat yang biasanya digunakan untuk surat-surat yang berhubungan dengan keamanan negara atau surat-surat yang berupa dokumen negara, sehingga bilasurat ini jatuh ketangan yang tidak berhak maka akan membahayakan masyarakat atau bangsa dan negara.

•          Berdasarkan proses penyelesaiannya         :

1.      Surat Sangat Segera atau surat kilat adalah surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat adalah surat yang harus ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang pertama, karena surat ini harus segera dikirimkan secepatnya sebab penerima harus cepat menanggapi dan menyelesaikannya.

2.      Surat Segera adalah surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesaiannya dari pihak penerima

 3.     Surat Biasa adalah surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian karena tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima.

•        Pembagian surat menurut dinas pos            :

 1.      Surat biasa adalah surat yang dalam pengirimannnya tidak perlu dikirim secepatnya, karena surat semacam ini tidak memerlukan tanggapan paling dahulu dan dikirimkan hanya dengan menempelkan perangko termurah

2.      Surat kilat adalah surat yang pemberangkatannya dan pengantaranya diutamakan dari surat biasa. Dan bahwa surat tersebut harus sampai dalam waktu 1 x 24 jam, dikirim dengan perangko yang telah ditentukan oleh perum pos dan Giro dan tentunya lebih mahal dari perangko surat biasa.

3. Surat kilat khusus adalah surat yang dijamin pengirimannya selama 1 x 24 jamoleh PARPOSTEL dan harus sudah ada jaringannya pada daerah yang akan dikirimi surat kilat khusus ini.

4.       Surat tercatat atau surat terdaftar adalah surat yang dikirimkan secara biasa tetapi ada tanda pengirimannya (resi) yang dibuat oleh kantor pos.

5.     Surat berharga adalah surat yang dapat dipercaya kebenarannyam seperti sertigikat, akte, surat perjanjian, dan lain-lain.

Read More