Pengertian
arsip
Menurut
Etimologi
Pengertian
arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek) yaitu archium yang
artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang
menunjukkan tempat atau gedung tepat atau gedung tempat menyimpan arsipnya.
Tetapi perkembangan terakhir orang lain cenderung menyebut arsip sebagai warkat
itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat
dan archives instituion sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan
Menurut The
Liang Gie
Dalam
bukunya “Administrasi Perkantoran”, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan
secara teratur, berencana dan mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali
diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Tujuan
Kearsipan
- Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
- Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepa dan tepat.
- Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.
- Penghematan tempat penyimpanan.
- Menjaga rahasia arsip.
- Menjaga kelestarian arsip.
- Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.
Asas
Kearsipan
Asas
kearsipan ada 3 macam, yaitu:
- 1. Asas Sentralisasi
Asas
Sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan dengan cara di
pusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip.
Keuntungan
asas Sentralisasi:
- Pengawasan akan lebih efektif dan efisien.
- Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya.
Kelemahan
asas Sentralisasi:
- Jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan kesulitan terpenuhi dalam waktu cepat.
- Prosedur di pusat belum tentu sama dengan yang ada di masing-masing unit.
- 2. Asas Desentralisasi
Asas
Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan
disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada dalam
organisasi.
Keuntungan
asas Desentralisasi:
- Tiap unit yang ada dalam organisasi bebas menerapkan sistem kearsipan yang diinginkan.
- Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah.
Kelamahan
asas Desentralisasi:
- Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani arsip.
- Tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain untuk menyimpan arsip.
- 3. Asan Gabungan
Asas Gabungan
adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi
dengan kebaikan asas desentralisasi.
Fungsi Arsip
Menurut Drs.
Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan adalah:
- Sebagai alat penyimpanan warkat.
- Sebagai alat bantuan perpustakaan.
- Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan.
- Kearsipan berarti menhimpan secara teratur tetap warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaa.
Menurut
Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 2, fungsi arsip dibedakan menjadi:
- Fungsi dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsng dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelanggaraan keidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelanggaraan administrasi negara.
- Fungsi statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, majpun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Arsip dapat
digolongkan atas berbagai jenis atau macam, tergantung dari sisi peninjauannya,
antara lain:
A.
Berdasarkan Fungsi
Menurut
fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:
(a) Arsip
dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi
perkantoran.
(b) Arsip
statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, aan atau penyelenggaraan aamlnlstrasl perkantoran,
atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
B.
Berdasarkan Nilai Guna
Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat
dibedakan atas:
a. Nilai guna
primer yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk
kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang
menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi:
- Nilai guna administrasi yaitu : nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
- Nilai guna hukum yaitu : arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
- Nilai guna keuangan yaitu : arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
- Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu : arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
b.
Nilai guna sekunder yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip
sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar
instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti
pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional.
Nilai guna
sekunder, juga meliputi:
ร Nilai guna pembuktian,
yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan
yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang
bagaimana
lembaga/isntansi
tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan
yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.
ร Nilai guna informasi,
yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan
berbagai
kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan
lembaga/instansi penciptanya.
C.
Berdasarkan sifat
Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :
Arsip
tertutup, yaitu
arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian
surat-surat.
Arsip
terbuka, yakni pada
dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum. Berdasarkan tingkat penyimpanan
dan pemeliharaannya
Menurut
tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :
Arsip
sentral, yaitu arsip
yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip), atau arsip yang dipusatkan
penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.
Arsip
pemerintah, yang
mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada
Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional
Republik Indonesia).
Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau
setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau
arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang
bersangkutan.
D.
Berdasarkan Keasliannya
Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli,
arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.
E.
Berdasarkan Subyeknya
Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan
atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip
Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.
F.
Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya
Menurut
bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip
korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang
berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan
organisasi.
G.
Berdasarkan Sifat Kepentingannya
Arsip
penting, yaitu
arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah,
dan sebagainya.
Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk
selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.
SISTEM
PENYIMPANAN ARSIP
a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
c. Sistem Nomor
d. Sistem Geografis / Wilayah
e. Sistem Tanggal (Chronologis)
a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
c. Sistem Nomor
d. Sistem Geografis / Wilayah
e. Sistem Tanggal (Chronologis)
menangani
surat masuk sistem buku agenda
SISTEM BUKU
AGENDA
1.
Prosedur Penanganan Surat Masuk
Surat masuk
adalah semua surat yang diterima oleh organisasi kantor. Surat masuk
dapat diterima dengan beberapa cara, di antaranya melalui :
a.
Petugas kurir kantor yang dicatat dengan menggunakan buku ekspedisi
b.
Petugas Kantor Pos
c.
Diambil secara langsung oleh petugas kantor yang dituju
Setelah surat
diterima, perlu dilakukan langkah-langkah kegiatan, yaitu sebagai berikut
:
a.
Penerimaan
Tugas
penerimaan surat adalah :
1)
Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
2)
Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat
3)
Menggolong-golongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat
4)
Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.
b.
Penyortiran
Pekerjaan
penyortiran meliputi tugas-tugas :
1)
Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, untuk karyawan lainnya, dan
surat-surat dinas lainnya.
2)
Menggolong-golongkan surat dinas ke dalam surat dinas rutin/biasa, surat dinas
penting, dan surat dinas rahasia.
3)
Memisahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus, seperti surat
tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos, dll.
4)
Mencatatnya dalam buku penerimaan tersendiri, agar dapat diterima oleh orang
yang memang berhak.
hm
BalasHapus
BalasHapus๐๐
Hmmm...
BalasHapus๐
BalasHapusTerima kasih ini sangat membantu saya๐ป
BalasHapusjadi kgn guru kearsipan dismk
BalasHapusTerimakasih ini sgt membantu
BalasHapusOke
BalasHapusIzin copas kak
BalasHapus